Dyskusja z interesariuszami, koncentrująca się wokół zagadnień związanych z wpływem naszej organizacji na społeczeństwo oraz środowisko, jest dla nas cenną okazją do poprawy wyników. Szeroką komunikację oraz konsultacje społeczne stosujemy także w celu doskonalenia praktyk w zakresie ładu korporacyjnego.

Szereg zróżnicowanych metod angażowania interesariuszy w sposób pogłębiony i przekrojowy zastosowaliśmy w 2011 r. podczas konsultacji społecznych towarzyszących pracom nad aktualizacją Strategii społecznej odpowiedzialności Grupy Kapitałowej LOTOS. Proces ten oraz płynące z niego wnioski szczegółowo zaprezentowaliśmy w Zintegrowanym Raporcie Rocznym 2011. 

W 2012 r. stworzyliśmy możliwość spotkań z interesariuszami przy wykorzystaniu różnorodnych metod aktywizacji naszych relacji. Znalazły się wśród nich m.in.:

• konsultacje społeczne,
• warsztaty służące dzieleniu się wiedzą,
• konferencje ukierunkowane na propagowanie dobrych praktyk,
• wielokierunkowa komunikacja,
• badania opinii.

Konsultacje społeczne z pracownikami

Jednym z kluczowych celów Strategii społecznej odpowiedzialności Grupy Kapitałowej LOTOS jest udoskonalenie sposobu zarządzania poprzez dbałość o etykę postępowania i transparentność procesów biznesowych. Wpływ na osiągnięcie tego celu ma realizacja istotnego dla nas projektu, jakim jest utworzenie kompleksowego Programu etycznego. W połowie 2012 r. decyzją Zarządu Spółki został powołany specjalny Zespół, którego zadaniem było wypracowanie założeń oraz koniecznych rozwiązań procesowych i organizacyjnych dla skutecznego wdrożenia Programu etycznego.

Konieczność udoskonalenia standardów etycznych w Grupie Kapitałowej LOTOS potwierdzili jej pracownicy nie tylko na etapie prac nad Strategią społecznej odpowiedzialności, ale także wiosną 2012 r. w badaniu opinii poświęconym kwestiom etycznym. Ponad 170 respondentów wskazało na potrzebę uregulowania w Kodeksie etyki kwestii związanych z ryzykiem korupcji i konfliktu interesów, zachowaniem tajemnicy służbowej oraz transparentnym wyborem kontrahentów. Za nie mniej ważne uznano równe szanse zatrudnienia, awansu i rozwoju zawodowego.

Z uwagi na to, że jednym z najistotniejszych elementów Programu etycznego jest Kodeks etyki, od wypracowania jego treści rozpoczęliśmy w 2012 r. nasze prace.

Kodeks etyki Grupy Kapitałowej LOTOS adresowany jest do wszystkich pracowników, bez względu na zajmowane miejsce w strukturze organizacji, pełnioną funkcję czy charakter wykonywanych zadań. Z tego powodu postanowiliśmy zagwarantować możliwość uczestnictwa w konsultacjach społecznych projektu dokumentu wszystkim, ponad 5 tysiącom pracowników w Polsce, na Litwie i w Norwegii. Były to najszersze konsultacje jakiegokolwiek dokumentu w firmie.

Preferowaną przez nas formą zapoznania pracowników z projektem Kodeksu były bezpośrednie spotkania. Na ich zorganizowanie przeznaczyliśmy trzy tygodnie pod koniec 2012 r. Osobami odpowiedzialnymi za przeprowadzenie konsultacji było ponad 400 osób pełniących w grupie kapitałowej funkcje kierownicze. Formę spotkań wybraliśmy z uwagi na potrzebę:

• wyjaśnienia istoty Kodeksu etyki, jako kluczowego elementu Programu etycznego,
• przedstawienia metody wypracowania dokumentu,
• zapoznania z treścią Kodeksu etyki,
• pozyskania od pracowników uwag, pytań, propozycji zmian projektu,
• wyjaśnienia przez przełożonych ewentualnych wątpliwości pracowników.

Procesowi konsultacji towarzyszyło wiele narzędzi komunikacji wewnętrznej przygotowanych w dwóch wersjach językowych, w tym m.in.: prezentacja edukacyjna, nowo utworzony subserwis Etyka w intranecie, Program Pytań i Odpowiedzi, newsletter dla obszaru produkcji, artykuły problemowe w gazecie pracowników czy specjalny adres e-mail.

Podczas konsultacji pracownicy zgłosili ponad 300 pytań i uwag, a także propozycji modyfikacji części zaproponowanych zapisów. Strona główna subserwisu poświęconego Programowi etycznemu odnotowała w ciągu trzech tygodni ponad 2,3 tys. odsłon. Ponad 1,5 tys. odsłon miał sam list prezesa Zarządu Grupy LOTOS zachęcający do aktywnego udziału w dyskusji nad dokumentem. Rozdano 1,5 tys. egz. specjalnego wydawnictwa towarzyszącego konsultacjom. Tak aktywna, dwukierunkowa komunikacja miała zapewnić wysoki poziom wpływu wszystkich pracowników na ostateczne zapisy Kodeksu etyki.

Po zakończeniu konsultacji oraz uwzględnieniu zgłoszonych w ich trakcie uwag w grudniu 2012 r. Zarząd Grupy LOTOS przyjął Kodeks etyki Grupy Kapitałowej LOTOS. Dokument obowiązuje od stycznia 2013 r. i jest dostępny publicznie w naszym serwisie internetowym.

Kodeks etyki →

Dzielenie się wiedzą

W 2012 r. we współpracy z cenioną organizacją pozarządową, jaką jest Fundacja Sendzimira, zaangażowaliśmy się w Letnią Akademię „Wyzwania zrównoważonego rozwoju”. Jest to jedno z najistotniejszych wydarzeń szkoleniowych z zakresu zrównoważonego rozwoju w Polsce. Wśród wykładowców i trenerów kursu znajduje się wielu specjalistów różnych dziedzin zrównoważonego rozwoju, pracujących w polskich i zagranicznych organizacjach i instytucjach partnerskich o charakterze naukowym i doradczym. Adresatami kursu są studenci, doktoranci, członkowie organizacji pozarządowych oraz przedstawiciele samorządów i biznesu. Akademia uczy umiejętności wykorzystania wiedzy w działaniu zgodnie z koncepcją learning by doing, która łączy przekaz wiedzy z realizacją praktycznych projektów. Grupa LOTOS została partnerem jednego z takich projektów. Grupa uczestników Akademii wzięła udział wspólnie z nami w warsztatach, których celem było wypracowanie optymalnego rozwiązania jednego z problemów zidentyfikowanych przez nas podczas prac nad Strategią społecznej odpowiedzialności Grupy Kapitałowej LOTOS do 2015 r. Uczestnicy zajęć, wspierani przez zespół trenerów, dokonali analizy funkcjonowania naszej firmy z punktu widzenia zasad zrównoważonego rozwoju, a następnie wskazali propozycje rozwiązań.

Celem projektu było wspólne wypracowanie propozycji systemowego podejścia do zarządzania relacjami z lokalną społecznością Grupy LOTOS, na podstawie najlepszych dostępnych praktyk i zgodnie z zasadami dialogu społecznego. W wyniku naszej współpracy z Fundacją Sendzimira, powstał raport opracowany przez pięciu uczestników grupy roboczej, goszczącej w Grupie LOTOS. Raport przedstawia rekomendowane modele zarządzania relacjami ze społecznością lokalną i proponuje szereg narzędzi do ich realizacji. 

Konferencje ukierunkowane na propagowanie dobrych praktyk

Regularnie wykorzystujemy możliwości dzielenia się dobrymi praktykami w dziedzinie społecznej odpowiedzialności z innymi przedsiębiorstwami oraz organizacjami pozarządowymi. W 2012 r. uczestniczyliśmy w kilku znaczących projektach tego rodzaju.

W minionym roku byliśmy współorganizatorem konferencji „Rozwój odpowiedzialnego biznesu” w ramach Akademii CSR, której honorowym patronem było Ministerstwo Skarbu Państwa. Projekt, zorganizowany wspólnie z dziennikiem Puls Biznesu, stanowił odpowiedź polskiego biznesu na potrzebę propagowania idei społecznej odpowiedzialności, zwłaszcza wśród przedstawicieli sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Współpraca administracji rządowej, biznesu oraz organizacji pozarządowych przy realizacji Akademii CSR przyczyniła się do jego wartości merytorycznej oraz była sama w sobie przykładem skutecznie zrealizowanego działania z zakresu społecznej odpowiedzialności – integrującego podmioty reprezentujące różne sektory gospodarki, zmierzające do osiągnięcia wspólnego celu.

Jakość oraz wyjątkowość inicjatywy zostały potwierdzone m.in. przez przyznanie jej wyróżnienia w XVI edycji Raportu Społeczna Odpowiedzialność Biznesu, publikowanego na łamach tygodnika Gazeta Finansowa.

W konferencji uczestniczył Prezes Zarządu Grupy LOTOS Paweł Olechnowicz, który podkreślił, że CSR przestał być opcją, którą można stosować w działalności przedsiębiorstwa lub nie. Dla firm, które chcą się rozwijać, to już standard i konieczność. Jowita Twardowska, Dyrektor ds. Komunikacji i CSR w Spółce zwróciła uwagę uczestników na fakt, że - aby działania w obszarze społecznej odpowiedzialności biznesu były efektywne i dawały dobre rezultaty - należy wdrożyć CSR jako metodę zarządzania firmą. Podczas konferencji Dyrektor Biura Audytu Wewnętrznego Beata Ossowska-Lango zaprezentowała także nasze podejście do etyki w działalności przedsiębiorstwa, przedstawiając powiązane ze Strategią społecznej odpowiedzialności prace nad kompleksowym Programem etycznym oraz systemem przeciwdziałania nadużyciom.

W konferencji i praktycznych warsztatach uczestniczyło ok. 100 osób reprezentujących firmy, organizacje pozarządowe oraz ośrodki akademickie Pomorza. W jej trakcie przeprowadzono pierwsze badanie poziomu wdrażania standardów społecznej odpowiedzialności w polskich przedsiębiorstwach w oparciu o mierniki zgodne z wymaganiami normy PN-ISO 26000.

W 2012 r. byliśmy zaangażowani w V Światowy Kongres Etyki Biznesu, zorganizowany przez międzynarodowe stowarzyszenie zajmujące się badaniami nad biznesem, ekonomią i etyką (International Society of Business, Economics and Ethics, ISBEE) oraz Akademię Leona Koźmińskiego. Kongres zgromadził wiodących przedstawicieli światowych kręgów naukowych i biznesowych. Na jego forum podzieliśmy się naszymi pierwszymi w Polsce doświadczeniami w dziedzinie wdrażania zintegrowanego modelu raportowania w oparciu o standard Global Reporting Initiative. Panel dyskusyjny z udziałem m.in. przedstawiciela GRI służył wymianie dobrych praktyk w dziedzinie sprawozdawczości pozafinansowej, odgrywającej istotną rolę w budowaniu transparentnego i odpowiedzialnego podejścia do działalności biznesowej.

Grupa LOTOS, jako wiodąca firma na Pomorzu, chętnie uczestniczy w wymianie dobrych praktyk odpowiedzialności społecznej z innymi przedsiębiorstwami. Przykładem jest nasze uczestnictwo w forum dyskusyjnym „Dialog z interesariuszami narzędziem zrównoważonego rozwoju”, którego organizatorem w 2012 r. był koncern farmaceutyczny Polpharma. Celem spotkania było podzielenie się wiedzą i doświadczeniami w zakresie dialogu z interesariuszami, czerpanie dobrych wzorców oraz popularyzacja zagadnień zrównoważonego rozwoju.  Uczestnikami spotkania byli przedstawiciele firm i instytucji z Pomorza. Przedstawiliśmy na tym forum nasze dobre praktyki w zakresie odpowiedzialnych relacji z pracownikami.

Wielokierunkowa komunikacja z uczestnikami rynku kapitałowego

Dbamy o to, by relacje z interesariuszami reprezentującymi rynek kapitałowy budować i rozwijać w sposób partnerski, oparty na dialogu, satysfakcjonujący dla obu stron. Jesteśmy otwarci na nowe narzędzia komunikacji, stale doskonalimy także treść i formę przekazu.

Przedstawiamy inwestorom precyzyjny, rzetelny i przejrzysty obraz działalności Spółki oraz jej sytuacji finansowej. Dostarczamy aktualne informacje, przestrzegając zasad zaangażowania, dostępności i równego traktowania wszystkich inwestorów. W celu przekazania informacji wykorzystujemy wiele narzędzi relacji inwestorskich, w tym m.in. mailing, uczestnictwo w konferencjach skierowanych do akcjonariuszy, telekonferencje, a także dni otwarte dla analityków i inwestorów.

Uczestniczymy w Akcji Inwestor dziennika Puls Biznesu. Celem Akcji, której patronem jest Stowarzyszenie Inwestorów Indywidualnych, jest aktywizacja uczestników rynku kapitałowego i zachęcanie ich do skutecznej komunikacji ze spółkami notowanymi na rynku giełdowym. Za pośrednictwem specjalnej strony internetowej inwestorzy przesyłają pytania do spółek. Redakcja natomiast dokłada starań, aby każde z nich trafiło do spółki w celu udzielenia odpowiedzi. 

W 2012 r. nasz zespół relacji inwestorskich wspierał Zarząd Spółki w organizacji spotkań z inwestorami i utrzymywaniu regularnych kontaktów z analitykami. 15 października w Gdańsku odbył się doroczny Dzień Analityka, którego tematem wiodącym był rozwój sieci stacji paliw LOTOS z uwzględnieniem zmian, jakie zaszły w naszej ofercie w wyniku dynamicznego rozwoju segmentu ekonomicznego reprezentowanego przez markę LOTOS Optima.

Specjalnie do akcjonariuszy i inwestorów skierowany jest internetowy serwis relacji inwestorskich Grupy LOTOS, prowadzony w dwóch wersjach językowych (polskiej i angielskiej) w celu dotarcia do jak największej liczby inwestorów i analityków.

Harmonogram istotnych wydarzeń w Spółce, w tym ogłoszenie wyników kwartalnych, działalność Walnych Zgromadzeń oraz inne zdarzenia w Grupie Kapitałowej LOTOS mające potencjalny wpływ na wycenę walorów Spółki, publikujemy w sekcji Kalendarz inwestora. Jest on połączony z odpowiednimi materiałami uzupełniającymi, takimi jak raporty okresowe, prezentacje Zarządu, pliki mp3 z zapisami telekonferencji Zarządu z analitykami do odsłuchania czy wszelkie dokumenty związane z organizacją i przebiegiem Walnych Zgromadzeń.

Zgodnie ze strategią społecznej odpowiedzialności przykładamy wagę do upowszechniania informacji na temat związanych z nią aspektów naszej działalności wśród uczestników rynku kapitałowego. W 2012 r., w ramach projektu Ministerstwa Skarbu Państwa Akcjonariat Obywatelski, zorganizowaliśmy warsztaty z analitykiem dziennika Parkiet na temat analizy technicznej spółek giełdowych i sposobów szybkiego pozyskiwania informacji o firmie ze szczególnym uwzględnieniem informacji związanych z uczestnictwem Spółki w RESPECT Index na warszawskiej GPW oraz ideą społecznej odpowiedzialności biznesu.

Badania opinii

Opinie kluczowych interesariuszy stanowią dla nas cenne źródło informacji. Regularnie staramy się je pozyskiwać na potrzeby doskonalenia procesów zarządczych. Dotyczy to także przyjętego przez nas modelu raportowania. Od czasu, gdy stosujemy raportowanie w formule on-line, każda z naszych publikacji jest wyposażona w narzędzia umożliwiające odbiorcom raportów rocznych dzielenie się z nami opiniami, zgłaszanie uwag lub pytań dotyczących zarówno działalności Grupy Kapitałowej LOTOS, jak i samego modelu raportowania. Dokładamy starań, by jak największa liczba czytelników tych publikacji wiedziała o możliwości podzielenia się ze Spółką swoimi spostrzeżeniami, które mają szansę znaleźć swoje odzwierciedlenie w jakości kolejnych raportów. 

Najliczniejszą grupę interesariuszy, którzy podzielili się swoimi opiniami za pośrednictwem raportu on-line, stanowią pracownicy Grupy Kapitałowej LOTOS, inwestorzy, kontrahenci naszej firmy oraz reprezentanci środowiska akademickiego (wykładowcy i studenci).

Z przekazanych nam opinii wynika, że do najbardziej użytecznych funkcjonalności raportów rocznych Grupy LOTOS należą: pobieranie wybranych rozdziałów w formacie PDF, możliwość odsłuchania treści, zastosowanie funkcjonalności społecznościowych umożliwiających dzielenie się informacjami z innymi osobami oraz wyszukiwarka treści, ułatwiająca dostęp do informacji szczególnie interesujących odbiorców. Czytelnicy docenili także interaktywną tabelę treści GRI oraz wykresy dające możliwość samodzielnego porównywania danych. Wszystkie z wymienionych rozwiązań funkcjonalnych zastosowaliśmy także w obecnym Zintegrowanym Raporcie Rocznym.

Poza narzędziami badania opinii dostępnymi w trybie on-line stosujemy także cykliczne przeprowadzanie badań. W okresie poprzedzającym przygotowanie obecnego raportu skierowaliśmy zaproszenie do podzielenia się z nami swoimi opiniami i oczekiwaniami wobec sprawozdawczości Spółki do naszych kluczowych interesariuszy:

• zewnętrznych: osób reprezentujących administrację publiczną, organizacje pozarządowe, samorząd terytorialny w naszej głównej lokalizacji, środowisko akademickie, beneficjentów programów społecznych Grupy LOTOS oraz ekspertów CSR;
• wewnętrznych: pracowników Grupy Kapitałowej LOTOS zaangażowanych w pozyskiwanie i analizowanie danych i informacji na potrzeby raportów rocznych.

Ocena dotychczasowych raportów rocznych Grupy LOTOS

Skala ocen pięciopunktowa (1 – najniższa, 5 – najwyższa).

Kryteria oceny	Średnia ocen interesariuszy wewnętrznych	Średnia ocen interesariuszy zewnętrznych
Użyteczność przedstawionych informacji	4,27	4,22
Przystępność języka	4,53	4,33
Wyważenie pozytywnych i negatywnych informacji	4,03	3,78
Strona wizualna	4,44	4,44

Z uzyskanych przez nas opinii wynika, że odbiorcy raportów rocznych w największym stopniu oczekują w nich informacji na temat efektów społecznego i środowiskowego zaangażowania organizacji, jej sytuacji finansowej oraz perspektyw rozwoju, a także stopnia, w jakim firma odpowiada na potrzeby swoich klientów.

Oczekiwane w raportach rocznych informacje na temat działalności Grupy LOTOS

Skala ocen pięciopunktowa (1- informacje najmniej oczekiwane, 5 – najbardziej).

Kategoria informacji	Średnia ocen interesariuszy wewnętrznych	Średnia ocen interesariuszy zewnętrznych
Informacje na temat wpływu zmian klimatycznych na działalność Spółki	3,00	3,78
Informacje na temat sytuacji pracowników Spółki	3,86	3,44
Informacje na temat opinii i potrzeb społeczności lokalnej w okolicach Spółki	3,63	4,33
Informacje na temat relacji Spółki ze swoimi dostawcami i podwykonawcami	3,75	4,33
Informacje na temat skuteczności i efektywności działalności społecznej i środowiskowej Spółki	4,00	4,44
Informacje na temat ryzyka społecznego i środowiskowego w działalności Spółki	3,92	4,22
Informacje na temat sytuacji finansowej i perspektyw działalności biznesowej Spółki	4,71	4,33
Informacje na temat stosowanych przez Spółkę form angażowania interesariuszy oraz wynikach tych działań	3,77	4,22
Informacje na temat odpowiedzi Spółki na potrzeby jej klientów	4,19	4,44

Opinie interesariuszy stanowią dla nas jeden z argumentów przemawiających za stałym doskonaleniem stosowanego przez nas modelu sprawozdawania wyników finansowych i pozafinansowych organizacji.