W raportowanym okresie w Grupie LOTOS przeprowadziliśmy ocenę dojrzałości organizacyjnej za rok 2012. Ocena dokonywana jest w cyklach rocznych przez audyt wewnętrzny Spółki. Pierwsza ocena miała miejsce w 2011 r.

W związku z przyjętym przez nas podejściem do zarządzania, zakładającym ciągłe doskonalenie, podejmujemy działania zmierzające do uzyskania obiektywnego zapewnienia dotyczącego dojrzałości przyjętych rozwiązań w zakresie:

• kontroli wewnętrznej,
• zarządzania ryzykiem,
• zgodności („compliance”),
• przeciwdziałania nadużyciom,
• ładu korporacyjnego.

Ocena poszczególnych systemów została dokonana na podstawie modelu, który opracowano specjalnie na nasze potrzeby w oparciu o najlepsze praktyki biznesowe, takie jak model GRC (ang. Governance, Risk Management, and Compliance) Open Compliance & Ethics Group i inne zalecenia odnoszące się do zasad ładu korporacyjnego, zawarte m.in. w „Dobrych praktykach spółek notowanych na GPW”. Model ten zakłada jednolite podejście do dokonywania przeglądu i formułowania ocen w odniesieniu do zaprojektowania poszczególnych systemów, jak i zgodności ich działania z zaprojektowanym. Pozwala to sformułować zarówno ocenę każdego z systemów, jak również dokonywać kompleksowej oceny dojrzałości organizacyjnej całej Spółki. 

• W ramach systemu kontroli wewnętrznej ustanowiono w sposób odpowiadający wymogom dobrych praktyk najważniejsze rozwiązania organizacyjno-procesowe. Określono strukturę organizacyjną, opracowano regulamin organizacyjny, przewidziano rozdział istotnych funkcji w organizacji oraz przyjęto wymogi formalne w zakresie tworzenia regulacji wewnętrznych. W Spółce funkcjonuje system raportowania zarządczego, raportowania wyników ekonomiczno-finansowych, prowadzony jest również monitoring i ocena rozwiązań składających się na system kontroli wewnętrznej. Najważniejsze kluczowe rozwiązania organizacyjno-procesowe, składające się na ramy systemu kontroli wewnętrznej, funkcjonują w zgodności z  zaprojektowanymi.
• W ramach systemu zarządzania ryzykiem ustanowiono wszystkie kluczowe rozwiązania ważne dla prawidłowego zaprojektowania sposobu jego funkcjonowania. Spółka opracowała i zakomunikowała Politykę zarządzania ryzykiem korporacyjnym, wyznaczyła uczestników procesu zarządzania ryzykiem, w tym właścicieli ryzyk, Koordynatora Zarządzania Ryzykiem oraz Komitet Zarządzania Ryzykiem. Powstały również szczegółowe regulacje wewnętrzne określające sposób funkcjonowania i podejmowania działań w ramach systemu zarządzania ryzykiem. W Spółce są opracowane i rozwijane ramy funkcjonowania systemu, które stanowią ważny czynnik dla zapewnienia, aby system ten mógł spełniać cel w postaci rzeczywistego wspierania procesu zarządzania i kreowania wartości dodanej. Najważniejsze kluczowe rozwiązania organizacyjno-procesowe, składające się na ramy systemu zarządzania ryzykiem, funkcjonują w zgodności z zaprojektowanymi. 
• W ramach systemu zgodności („compliance”) podejmowane są działania skierowane na zapewnienie zgodności realizowanych aktywności i ustanowionych regulacji wewnętrznych z przepisami prawa. Spółka dba również o zapewnienie zgodności faktycznie podejmowanych działań z wymaganiami zawartymi w regulacjach wewnętrznych. Formalnie przypisano odpowiedzialność za zapewnienie funkcjonowania organizacji w zgodzie z przepisami prawa. Najważniejsze kluczowe rozwiązania organizacyjno-procesowe, składające się na ramy systemu zgodności, funkcjonują w zgodności z zaprojektowanymi.
• W ramach systemu przeciwdziałania nadużyciom w 2012 r. przyjęto nowe rozwiązania. Opracowano i zakomunikowano Politykę przeciwdziałania nadużyciom oraz wyznaczono osoby odpowiedzialne i koordynujące działania w tym zakresie. Ustanowiono kanały zgłoszeń podejrzeń nadużyć wraz z rozwiązaniami organizacyjno-procesowymi. Podjęto działania mające na celu edukację i wzrost świadomości pracowników w zakresie przeciwdziałania nadużyciom i istotności   funkcjonowania systemu. Ponadto ustanowiono podstawy kształtowania pożądanej kultury etycznej, dla których w 2012 r. wypracowano rozwiązania istotne dla osiągnięcia celów stawianych sobie w tym zakresie przez Spółkę, w tym przyjęto Kodeks etyki Grupy Kapitałowej LOTOS, obowiązujący od stycznia 2013 r. Najważniejsze kluczowe rozwiązania organizacyjno-procesowe, składające się na ramy systemu przeciwdziałania nadużyciom, funkcjonują w zgodności z  zaprojektowanymi.
• W ramach ładu korporacyjnego ustanowiono większość kluczowych rozwiązań zarówno dotyczących relacji między organami Spółki, jak i związanych z podejściem do zarządzania organizacją i jej zasobami, które odpowiadają formułowanym w tym zakresie standardom i stosowanym dobrym praktykom. Spółka m.in. określiła swoje podejście do zarządzania organizacją, ustanowiła rozwiązania zakładające formalne przypisywanie zadań pracownikom i kadrze kierowniczej, dokonywanie oceny ich pracy czy wynagradzania zgodnie ze szczegółowo określonymi zasadami. Powołano komórkę organizacyjną, której zadaniem jest tworzenie, wdrażanie, utrzymywanie i doskonalenie systemów zarządzania oraz prowadzenie nadzoru nad procesami i strukturami organizacyjnymi. Zdefiniowano misję, wizję i cele strategiczne Spółki. Powołano również komórkę audytu wewnętrznego, która wspiera Zarząd w procesie zarządzania organizacją, realizując zadania audytowe dotyczące istotnych obszarów działalności. Spółka jest ponadto aktywna w obszarze działań z zakresu społecznej odpowiedzialności, opracowano strategię grupy kapitałowej w tym obszarze, publikowane są cykliczne raporty dotyczące tego zagadnienia). Najważniejsze kluczowe rozwiązania organizacyjno-procesowe, składające się na ramy ładu korporacyjnego, funkcjonują w zgodności z zaprojektowanymi.

Wynik oceny dojrzałości organizacyjnej Spółki za 2012 r. wskazuje, że jesteśmy organizacją, która ukierunkowana jest na profesjonalizację działań oraz przyjmowanie rozwiązań stanowiących dobre praktyki w zakresie funkcjonowania podmiotu i zarządzania nim. Poziom zaprojektowania i zgodności funkcjonowania z zaprojektowaniem w większości systemów kształtuje się na poziomie wysokim, niemniej występują różnice w zakresie przyjęcia i stosowania dobrych praktyk w poszczególnych obszarach objętych oceną.